Politicas de privacidad y tratamiento de datos
1. Información General de la Compañía
PROLIBU TECH S.A.S. (la “Compañía”), NIT 901.268.824-1, sociedad constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, con domicilio en Bogotá D.C. y oficinas principales en Cra 9 # 115-06 / Piso 17 Of. 01 (Tel. +57 311 521 3448), se compromete con la protección de la privacidad, integridad, seguridad y confidencialidad de los Datos Personales de clientes, proveedores, empleados, contratistas y, en general, todos los Titulares registrados en sus bases de datos.
La Compañía realiza actividades de Tratamiento tales como recolección, almacenamiento, administración, procesamiento, creación de bases de datos, circulación, segmentación, transferencia, transmisión y uso de Datos Personales, en desarrollo de sus actividades de desarrollo y consultoría informática.
Esta Política, exigida por el Decreto 1074 de 2015, informa derechos, mecanismos y procedimientos para ejercerlos, el encargado de atender consultas y reclamos, y las finalidades y Tratamientos aplicables.
2. Ámbito de aplicación
Aplica a todo Tratamiento de Datos Personales realizado en el territorio de la República de Colombia por parte de la Compañía, sus empleados y terceros con quienes se acuerden actividades relacionadas con dicho Tratamiento, incluyendo Encargados mediante contratos de transmisión.
3. Definiciones principales
| Término | Definición |
|---|---|
| Autorización | Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento. |
| Autorizado | La Compañía y todas las personas legitimadas por la Autorización y por esta Política para realizar el Tratamiento. |
| Aviso de Privacidad | Comunicación del Responsable al Titular sobre la existencia de esta Política, el acceso a la misma, derechos y finalidades. |
| Base de Datos | Conjunto organizado de Datos Personales objeto de Tratamiento. |
| Dato Personal | Información de cualquier tipo vinculada o asociable a una o varias personas naturales determinadas o determinables. |
| Dato Público | Dato calificado como público por ley o Constitución; p. ej., estado civil, profesión u oficio, calidad de comerciante o servidor público. |
| Dato Sensible | Dato cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial/étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, afiliaciones, salud, vida sexual, datos biométricos, etc.). |
| Encargado | Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento por cuenta del Responsable. |
| Habilitado | Tercero al que la Compañía, mediante contrato, autoriza para actuar como Encargado. |
| Legitimado | Titular, causahabientes, representante o apoderado, y quienes obren por estipulación a favor de otro o para otro. |
| Ley | Ley 1581 de 2012, Decreto 1074, Sentencia C-748 de 2011 y demás normas y jurisprudencia aplicables. |
| Manual | Documento de políticas y procedimientos para el adecuado cumplimiento de la Ley. |
| Política | Este documento que contiene directrices sobre protección y Tratamiento de Datos, derechos, procedimientos y encargado. |
| Responsable | Quien decide sobre las bases de datos y el Tratamiento de Datos Personales. |
| Titular | Persona natural a quien se refieren los Datos Personales. |
| Transferencia | Envío de Datos a un receptor Responsable (dentro o fuera del país). |
| Transmisión | Comunicación de Datos a un Encargado para Tratamiento por cuenta del Responsable (dentro o fuera del país). |
| Tratamiento | Operaciones como recolección, almacenamiento, uso, circulación, modificación, supresión, cesiones y comunicaciones de Datos Personales. |
4. Principios
| Principio | Descripción |
|---|---|
| Acceso restringido | No se pondrán Datos Personales a disposición pública sin controles técnicos que restrinjan el acceso a personas autorizadas. |
| Circulación restringida | Solo trata personal autorizado o con funciones específicas. No hay entregas a terceros sin Autorización o contrato de Transmisión. |
| Confidencialidad | Obligación de reserva incluso después de finalizar el vínculo que originó el Tratamiento. |
| Consentimiento | El Tratamiento requiere Autorización verificable, incluso por conductas inequívocas. |
| Datos sensibles y diligencia | Mayor diligencia para preservar integridad, acceso restringido y seguridad. |
| Finalidad | El Tratamiento debe obedecer a finalidades legítimas informadas al Titular. |
| Integridad | Datos veraces, completos, exactos y actualizados; se evita tratar datos parciales o que induzcan a error. |
| Seguridad | Medidas técnicas, humanas y administrativas para prevenir acceso, uso o modificación no autorizados. |
| Separabilidad de bases | Se mantienen separadas las bases de datos donde la Compañía sea Encargado o Responsable. |
| Temporalidad | Uso solo durante el tiempo necesario según finalidades informadas; se suprime cuando no es necesario. |
| Transparencia | Entrega de información al Titular cuando la solicite, dentro de los términos legales. |
| Tratamiento posterior | Los Datos no públicos se tratan como confidenciales aún después de finalizar el vínculo. |
5. Tratamiento y finalidades
Finalidades corporativas, administrativas y de mercadeo
- Cumplir obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables.
- Administración de proveedores y contratistas; evaluación y clasificación de proveedores.
- Actividades de mercadeo y fidelización.
- Archivo, actualización de sistemas, protección y custodia de información y bases de datos.
- Procesos internos para desarrollo, operación y administración de sistemas.
- Prevención de fraude y lavado de activos, incluidas consultas a listas restrictivas y centrales de riesgo.
- Realización de eventos, actividades lúdicas y de entretenimiento.
- Gestión de talento humano (selección, vinculación, capacitación, evaluaciones, bienestar, salud ocupacional, certificaciones, referencias, nómina y mapeo de personal).
- Campañas de actualización de datos.
- Investigaciones internas según políticas de la empresa (empleados/prestadores).
- Encuestas de satisfacción y calidad del servicio.
- Envío de modificaciones de la presente Política y solicitud de nuevas autorizaciones.
- Otras finalidades necesarias para cumplir obligaciones legales y para el desarrollo de la actividad comercial.
Negocio y actividad comercial
- Implementar canales de comunicación con clientes, proveedores y terceros relevantes.
- Actividades de fidelización, análisis y segmentación para estudios y estadísticas de preferencias.
- Encuestas y sondeos de opinión sobre productos y servicios.
- Compartir datos personales de clientes con PROLIBU LLC en Estados Unidos mediante transferencia o transmisión.
Frente a terceros
- Gestionar solicitudes, quejas y reclamos (SQR) y direccionarlas a las áreas responsables.
- Transmitir Datos Personales a terceros con quienes existan contratos u otrosíes para fines comerciales, administrativos y/u operativos.
- Transferir, transmitir, trasladar, compartir, entregar o revelar Datos a terceros dentro y fuera de Colombia, incluso a países con niveles distintos de protección.
Derechos de los Titulares
| Derecho | Descripción |
|---|---|
| Conocimiento y Acceso | Conocer y acceder gratuitamente a sus Datos al menos una vez al mes. |
| Actualización | Mantener la integridad y veracidad de sus Datos en las bases de la Compañía. |
| Rectificación | Corregir información bajo control de la Compañía. |
| Prueba | Solicitar prueba de la Autorización salvo excepciones legales. |
| Solicitud de uso | Solicitar información sobre el uso dado a sus Datos. |
| Supresión | Solicitar supresión cuando no exista deber legal o contractual que exija conservación. |
| Revocación | Revocar la Autorización cuando proceda legalmente. |
| Queja ante la SIC | Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, luego de agotar trámite ante la Compañía. |
El ejercicio de derechos por menores de edad puede hacerlo el menor, sus padres o quien detente patria potestad, acreditando tal calidad.
6. Datos Sensibles
La Compañía puede recolectar y tratar Datos Sensibles (por ejemplo, información médica, imágenes, fotografías, grabaciones de voz y datos biométricos), así como datos relativos a salud o vida sexual. Se solicitará consentimiento independiente y explícito.
Estos datos se tratan con los más altos estándares de seguridad y acceso limitado solo a personal autorizado. La autorización para tratarlos es facultativa y ninguna actividad será condicionada a su suministro.
7. Autorización
Todo Tratamiento está precedido por la obtención de la Autorización del Titular. Se conservará prueba de dicha Autorización.
Excepciones a la Autorización
- Información requerida por entidad pública o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamientos con fines históricos, estadísticos o científicos autorizados por ley.
- Datos relacionados con el registro civil de las personas.
8. Área de Protección de Datos Personales
La dependencia encargada de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR) en materia de Datos Personales es Servicio al Cliente, quien tramitará las solicitudes conforme a la Ley y a esta Política.
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Dependencia encargada | Servicio al Cliente |
| Persona de contacto | Ivandavid Rueda |
| Dirección | Cra 9 # 115-06 / Piso 17 Of. 01 – Bogotá D.C. |
| Correo electrónico | info@prolibu.com |
| Teléfono | [actualiza si aplica] |
| Cargo | Gerente Comercial – Servicio al Cliente |
9. Procedimientos para ejercer derechos
a) Consultas
Los Titulares o Legitimados pueden consultar sobre: (i) Datos que reposan en las bases de datos; (ii) Tratamiento al cual están sometidos; (iii) Finalidades.
Vías de contacto: ventanilla física o correo info@prolibu.com. Se conservará prueba de la consulta y respuesta.
Términos: respuesta dentro de diez (10) días hábiles desde la recepción. Si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, sin exceder cinco (5) días hábiles adicionales. La respuesta definitiva no podrá superar quince (15) días hábiles.
b) Reclamos
Proceden por: (i) corrección, actualización o supresión; (ii) presunto incumplimiento de deberes.
Presentación: dirigir a Servicio al Cliente (correo info@prolibu.com o dirección física). Debe incluir: nombre e identificación, descripción de hechos y pretensión, datos de contacto y soportes.
Flujo y términos:
- Si está incompleto, se requerirá subsanar dentro de cinco (5) días hábiles; de no hacerlo en dos (2) meses, se entiende desistido.
- Al recibir completo, se marcará el registro con “reclamo en trámite” dentro de dos (2) días hábiles.
- Respuesta en quince (15) días hábiles; si no es posible, se informará y se atenderá en un máximo de ocho (8) días hábiles adicionales.
10. Vigencia
Esta Política rige desde el 01 de noviembre de 2019. Los Datos se conservarán de acuerdo con el criterio de temporalidad y mientras sean necesarios para las finalidades informadas.
11. Modificaciones
La Compañía podrá modificar esta Política. Toda modificación sustancial será comunicada previamente a los Titulares mediante la página web y/o correo electrónico. Constituyen modificaciones sustanciales, entre otras: (i) cambio del área o persona encargada; (ii) cambios en finalidades que afecten la Autorización (en cuyo caso se solicitará una nueva Autorización).
Anexos
Los flujogramas de Consultas y Reclamos referenciados en los Anexos 1 y 2 pueden publicarse como imágenes o como diagramas accesibles en la web. Si lo deseas, puedo recrearlos en SVG/HTML para mayor accesibilidad.